懊悩煩悶ブログ

物欲にまみれたサラリーマンの悪戦苦闘記録

Inbox Zeroは気持ちいい

Inbox Zeroというライフハックがあります。元はデビッド・アレンという人が提唱しているGTDと呼ばれる仕事術の基本をなす概念です。

 

GTDに本気で取り組み始めるとかなり大掛かりになるので、まずはスモールスタートで会社のメールソフトのInbox Zeroにチャレンジしてみました。メールソフトはMicrosoft Outlookで、実際にはInboxではなく受信トレイと呼びます。

 

私の場合、仕事で一日に受け取るメールは100通から200通あります。これをそのままメールソフトのデフォルトのInboxに置いたままにしておくと、大量のメールが溜まってしまいます。返信すべき重要なメールか、そうでないかがわかりづらくなります。これを私なりのルールでInbox Zero化します。

 

  1. 返信しなくてもよいメールは、読んだらアーカイブフォルダに移動(Outlookならワンタッチで移動できる設定があります)
  2. 返信しなければならないメールは、フラグを立てる。その場ですぐ返信できるものは即返信してアーカイブフォルダに移動させて終了させる
  3. すぐ返事が書けない、少し考えてから返信しなければならないメールも、フラグを立てて正式回答ができる日時をその場で返信する(要件そのものは紙の手帳にTo-Doリストのアイテムとして転記する)
  4. 3の正式回答ができたらアーカイブフォルダに移動

上記の流れを維持・徹底できたら、OutlookのInboxには仕掛中のメールのみが残ります。私の場合、0件から5件程度です。だから正確に言うとInbox Zeroではありませんね。

 

それはともかく、Inboxに仕掛り中のメールのみが存在する状態は、今やるべことにフォーカスできます。実際にやってみると、とてもストレスフリーな、気分の良い状態です。仕事のストレスを減らせる良い手法だと思います。

 

今のところ、仕事の負荷が高くないので、数日間Inbox Zero状態を続けられています。これが仕事が忙しくなってきた時に維持・徹底できるかどうかは、私にもわかりません。しかしちょっと時間を取ってメールソフトのInbox Zero化に取り組むのはおすすめです。

 

それではまた。